FAQ

Hoe lang duurt de goedkeuringsprocedure van mijn verdedigingsverzoek?
Nadat je Modelbrief 2 samen met een kopie van je Master diploma en de Declaration of Scientific Integrity heb opgestuurd, houdt de volgende stap in dat je wacht op de goedkeuring van Modelbrief 3 door de decaan van jouw faculteit. Zodra deze is goedgekeurd, wordt het promotiecommissie officieel opgericht.

Hierna wordt een brief naar jou, je begeleiders en de leden van het promotiecommissie gestuurd, waarin formeel de oprichting van het promotiecommissie wordt aangekondigd en de goedkeuring van Modelbrieven 2 en 3 wordt bevestigd. De kandidaat moet vervolgens de goedgekeurde versie van het proefschrift voltooien en deze in digitaal format aan de leden van het promotiecommissie verstrekken. Over het algemeen heeft het promotiecommissie maximaal 4 weken de tijd om het proefschrift te beoordelen. De voorzitter zal de resultaten rechtstreeks communiceren naar het begeleidingsteam en het PhD Office.

Hoeveel begeleiders kunnen worden aangesteld? 
Volgens de voorschriften voor het behalen van een PhD bestaat een begeleidingsteam uit minimaal twee en maximaal drie begeleiders. Als er behoefte is om het team uit te breiden naar vier leden, moet de eerste begeleider een motivatiebrief indienen bij de decaan van de faculteit, met redenen voor de noodzaak van vier begeleiders. Goedkeuring van de decaan is vereist voordat een begeleidingsteam van vier leden officieel kan worden aangesteld.

Hoe werkt een online verdediging?
Ons PhD team, inclusief ons technische ondersteuningsteam, zal duidelijke instructies geven over hoe een online verdediging moet verlopen. Over het algemeen is hetzelfde format van toepassing op zowel online verdedigingen als verdedigingen op locatie. Dit omvat het starten van de sessie door de pro-rector, gevolgd door een presentatie van 15 minuten door de kandidaat en vervolgens een periode van 45 minuten voor vragen van de opponenten.

Is een hybride verdediging mogelijk? 
Ja, een hybride verdediging is mogelijk.

Wanneer ontvang ik een link naar de livestream van mijn online of hybride verdediging? 
Je ontvangt een link naar de livestream samen met de Order of Opposition uiterlijk twee dagen voor je verdedigingsdatum.

Hoe moet ik de leden van het promotiecommissie aanspreken tijdens mijn verdediging

 Professoren (met toga): Hooggeleerde opponent
 Dr. (geen toga): Zeergeleerde opponent 

Wie moet de mobiele telefoonnummers van de oppositie verstrekken?
In principe zullen de begeleiders of hun secretariaat deze telefoonnummers verstrekken.

Hoe en aan wie moeten de telefoonnummers van de oppositie worden gestuurd? 
De telefoonnummers moeten worden toegevoegd aan het formulier 'Order of Opposition'. Het ingevulde formulier moet per e-mail worden verzonden naar: phd-office@maastrichtuniversity.nl.

Waar kan ik het voorbeeldformulier met de order van oppositie downloaden?
Dit formulier wordt naar de kandidaat en het begeleidingsteam gestuurd na bevestiging van de titelpagina door het Office of Academic Ceremonies.

Welke documenten kunnen offline worden verzonden en welke online? 
De documenten kunnen worden verzonden naar phd-office@maastrichtuniversity.nl.

Hoeveel exemplaren van mijn proefschrift moet ik voor mijn verdediging indienen?
Je moet zes exemplaren van je proefschrift indienen bij het PhD Office.

Waar kan ik deze exemplaren indienen? 
Dien zes exemplaren van je proefschrift in bij het:

PhD Office 
Maastricht University
Kamer 0.010 
Minderbroedersberg 4-6
6211 LK Maastricht.

Wanneer moeten mijn boeken beschikbaar zijn bij het PhD Office?
Uiterlijk tien werkdagen voor je verdedigingsceremoniedatum.

Hoe worden ze verspreid?
De kandidaat moet de boeken verspreiden onder alle leden van het promotiecommissie en de begeleiders. Het PhD Office zal één boek leveren aan de pro-rector van de ceremonie.

Hoeveel leden heeft de oppositie? 
Minimaal vier of vijf opponenten, inclusief de meerderheid van het promotiecommissie. De verdeling moet voldoen aan de volgende criteria: de helft of meer van de tegenstanders moet de rang van hoogleraar hebben, en de helft of meer moet verbonden zijn aan de Universiteit Maastricht, inclusief je begeleidingsteam.

Hoeveel oppositieleden moeten werkzaam zijn aan de Universiteit Maastricht? 
Minstens de helft of meer.

Hoeveel dagen van tevoren moet ik mijn verdediging aanvragen?
Je kunt om verdedigingsdata vragen zodra je proefschrift is goedgekeurd door het promotiecommissie. Laat voldoende tijd over voor het afdrukken van de exemplaren van je proefschrift nadat je titelpagina is goedgekeurd en de datum en tijd voor je verdediging zijn vastgesteld.

Hoeveel mensen kan ik uitnodigen om mijn verdediging bij te wonen? 
Bel het PhD Office (+31 43 388 3096) voor meer informatie.

Is de locatie toegankelijk voor rolstoelgebruikers? 
Ja.

Biedt de locatie parkeergelegenheid voor gasten? 
Parkeergelegenheid is uitsluitend gereserveerd voor kandidaten, afhankelijk van beschikbaarheid en beperkt tot maximaal twee uur. Gasten wordt geadviseerd de dichtstbijzijnde betaalde parkeergelegenheid te gebruiken: Q-Park Vrijthof.

Is het mogelijk om baby's of peuters mee te nemen naar mijn verdediging?
Om verstoringen voor de kandidaat te minimaliseren, raden we aan dat kinderen jonger dan zes jaar of baby's niet aanwezig zijn tijdens de verdediging. Als je ervoor kiest om een jong kind mee te nemen, kies dan voor een zitplaats op het balkon.

Welke kleding moet ik dragen tijdens mijn verdedigint?
 Je kleding moet passend zijn voor de gelegenheid. Voorbeelden van kledingvoorschriften:

 Mannen: pak of rokkostuum
 Vrouwen: feestelijke jurk of pak.

Welk format moet mijn PhD presentatie hebben?
Of de verdediging nu online of in persoon wordt uitgevoerd, zorg ervoor dat je presentatie is opgemaakt in de verhouding 16:9, niet in de verhouding 4:3. Een resolutie van 1280 x 720 is geschikt voor zowel Zoom-sessies als hybride verdedigingen.

Mag ik mijn eigen apparaat (iPad of laptop) meenemen naar mijn verdediging? 
Ja, maar vergeet niet je eigen adapter mee te nemen, vooral als je Apple-apparaten gebruikt. Het is handiger als je je presentatie op een USB-stick hebt opgeslagen.

Hoe moet ik mijn voorkeursdatum voor de PhD-verdediging bevestigen? 
Je kunt de datum bevestigen met het PhD Office via telefoon: +31 43 388 3096. Na bevestiging, gelieve opnieuw te bevestigen door modelbrieven 5a en 5b per e-mail te versturen naar phd-office@maastrichtuniversity.nl.

Hoe kan ik vergoeding aanvragen voor de druk- en ontvangstkosten? 
Vul het vergoedingsformulier in en stuur het naar de contactpersoon van jouw opleiding. De contactgegevens worden verstrekt in de e-mail die aan jou wordt verzonden aan het begin van de maand voorafgaand aan je verdedigingsdatum. Zorg ervoor dat je de originele facturen aan het formulier toevoegt. De maximale vergoeding voor ontvangstkosten is €750, en de gecombineerde vergoeding voor druk- en ontvangstkosten mag niet meer dan €2000 bedragen.

  Regeling Druk- en Receptiekosten Promovendi
  Promotievergoeding Promovendi

Hoe en via welke postdienst worden PhD-certificaten naar andere landen gestuurd?
We maken gebruik van de DHL koeriersdienst. Verplichte vereisten zijn het verstrekken van volledige adresgegevens en je mobiele telefoonnummer.

Hoe lang duurt de verzending? 
Dat is moeilijk te zeggen omdat elk land verschillende diensten heeft. We zullen op verzoek een track-and-trace-nummer verstrekken. Het diploma wordt pas verzonden na ondertekening door de begeleider.

Hoe vraag ik een receptie aan na de verdedigingsceremonie?
Je wordt gecontacteerd door Eurest of je kunt zelf contact met hen opnemen door een e-mail te sturen naar eurest-office-fs@maastrichtuniversity.nl of telefonisch via: +31 43 3882002. De ontvangstzaal (Refter) wordt automatisch gereserveerd voor een receptie na je verdediging.

Hoe ga ik om met speciale dieetbeperkingen van gasten?
Neem rechtstreeks contact op met eurest-office-fs@maastrichtuniversity.nl. Het PhD Office is niet verantwoordelijk voor PhD-verdedigingsontvangst.

Wanneer kan ik mijn certificaat ophalen?

 Online verdedigingen: het diploma wordt naar je verzonden via DHL als je je volledige adresgegevens en mobiele telefoonnummer verstrekt.
 Hybride verdedigingen: het diploma en certificaat worden overhandigd door je begeleider tijdens de verdedigingsceremonie.